לחברה ממשלתית דרוש/ה מזכיר/ת חטיבת כספים ואחראי/ת נוכחות

לחברה ממשלתית דרוש/ה מזכיר/ת חטיבת הכספים ואחראי/ת דיווחיםבמסגרת התפקיד: אדמיניסטרציה שוטפת: ניהול יומן, תיאום ישיבות ופגישות רבות משתתפים, טיפול בפניות, טלפונים, עריכת מצגות, תיעוד סיכומי ישיבות, טיפול עצמאי ועריכת מעקב אחר משימות.הכנת חומרים לפגישות עבור סמנכ"ל כספים וראשי האגפים או מי מטעמם.תמיכה אדמיניסטרטיבית ככל הנדרש בסמנכ"ל כספים וראשי האגפים.ניהול קשר עם מנהלים, מזכירות ומנהלות נוספות בחברה ומחוצה לה.ניהול ומעקב אחר ביצוע משימות ותהליכים בחטיבה, לרבות אחריות של מעקב תוכנית העבודה השנתית של החטיבה.אחריות על פעילות הרווחה של החטיבה בתיאום עם יחידת משאבי אנוש של החברה.הקמה וסגירה של עובדים במערכת הנוכחות.ניהול ובקרה על תהליך הדיווח והאישור נוכחות החודשי ע"י העובדים והמנהלים.הפקת דוחות ממערכת הנוכחות לבקרה על שלמות האישורים במערכת, דוחות חריגים וכו'.לאחר סגירת נתוני הנוכחות החודשיים, הפקת ממשק לקליטת הנתונים במערכת השכר (חילן).הכנת דוחות נוכחות להנהלה לצרכי בקרה ודיווח ע"י חשבת השכר. ניהול קשרים וממשקי עבודה רבים עם גורמים פנימיים בחברה וגורמי חוץ, לרבות משרדי ממשלה.

 ניסיון של שנה בתפקידי אדמיניסטרציה ו/או ניהול יומנים מורכבים. שליטה מלאה בתוכנות ה-Office, בפרט שליטה מלאה ב-Outlook, Work, PP, Excel. תואר אקדמי - יתרון